Cara Legalisasi Ijazah dan Transkrip dengan Tanda Tangan Elektronik di UGM secara Gratis

Sumber: erickunto.com

Pada artikel sebelumnya, saya telah membahas tentang bagaimana cara melakukan legalisasi online. Baru-baru ini saya mencoba fasilitas legalisasi ijazah dan traskrip nilai di UGM dengan versi Tanda Tangan Elektronik (TTE). Fasilitas ini gratis dan dapat dimanfaatkan oleh semua alumni atau Kagama melalui simaster masing-masing. Seperti apa caranya?

Siapkan dokumen yang akan diunggah

Nah, ini perkara pertama yang harus diselesaikan. hehe. Kita harus melakukan pemindaian dokumen apa saja yang ingin dilegalisasi, bisa berupa ijazah, transkrip, atau SKPI (mungkin). Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemindaian.

• Jangan lupa scan secara bolak-balik karena di bagian belakang terdapat nomor seri ijazah
• Pindai berdasarkan jenis dokumen. Artinya, Anda perlu membuat dua fail. Satu fail untuk ijazah dan satu fail lagi untuk transkrip. Jangan kombinasikan (merger) kedua jenis dokumen tersebut ya.
• Format dokumen adalah PDF dengan ukuran A4. Ukuran maksimal fail adalah 2 MB. Kompres dokumen jika diperlukan. Jangan lupa sesuaikan orientasinya. Jika ijazah silakah ubah ke lanskap dan untuk transkrip potret (default scan). Scan versi berwana ya.

Ajukan via simaster

Untuk melakukan legalisasi, Anda tidak perlu mengirimkan dokumen via email. Cukup login di https://simaster.ugm.ac.id dan masuk menggunakan akun Anda sebagai alumni. Langkah-langkah detilnya adalah sebagai berikut.

1. https://simaster.ugm.ac.id
2. Temukan menu Alumni > Legalisasi
3. Cermati informasi yang ada
4. Input formulir isian dan unggah berkas

Tampilan di Simaster akan seperti ini. 

Isian formulir legalisasi di Simaster

Saat melakukan legalisasi kemarin, saya mengusulkan dan mengunggah semua dokumen saya, mulai dari S-1 hingga S-3. Kita bisa mengusulkan secara sekaligus jika memiliki lebih dari 1 gelar dari UGM.

Unduh hasil legalisasi

Untuk prosesnya, seingat saya kemarin saya melakukan pengusulan per 7 Oktober dan selesai 22 Oktober 2021 (sesuai tanggal legalisasi di berkas). Silakan cek secara berkala. Mungkin saja proses legalisasi Anda lebih cepat daripada saya. Yang jelas, tanda tangan elektronik yang digunakan untuk legalisasi ini sudah teregistrasi di BSE.

Untuk melakukan pengecekan proses atau status usulan, silakan login ke Simaster > Alumni > Legalisasi. Jika proses telah selesai maka akan muncul informasi di bagian Status Pengajuan.  Jika proses telah selesai Anda dapt mengunduh dokumen yang telah selesai ditandatangai secara elekronik melalui klik ikon dokumen berwarna hijau pada bagian Aksi lalu pilih Unduh Dokumen.

Usulan legalisasi telah selesai ditandatangani

Bagaimana menurut Anda? Mudah bukan? Sekarang kita tidak lagi mengeluarkan biaya untuk melakukan legalisasi. Terakhir, saya mengeluarkan biaya 130 ribu untuk 15 dokumen yang dilegalisasi.

Apakah instansi yang Anda lamar masih membutuhkan legalisasi versi cetak? Jika ya, silakan ikuti tutorialnya di sini.