5 Tahap Mengirimkan Artikel via OJS

Sebagian besar pengelola jurnal di Indonesia menggunakan OJS untuk tata kelola penerbitan. Berikut 5 tahapan jika Anda ingin mengirimkan artikel.
Sumber: erickunto.com


Pernyataan

Sebagian besar konten ini diambil dari materi yang saya paparkan "Mempersiapkan Manuskrip dan Mencari Jurnal Tujuan" pada agenda Jurnal 101: Pelatihan Publikasi bagi Mahasiswa. Kegiatan ini terselenggara atas kerja sama Fakultas Hukum Universitas Negeri Semarang dengan Relawan Jurnal Indonesia Jawa Tengah pada 30-31 Januari 2021 lalu. Materi secara lengkap dapat diakses pada tautan ini.

Penyangkalan

Tutorial yang saya paparkan pada pembahasan ini menggunakan jurnal Arabi: Journal of Arabic Studies dengan sistem OJS versi 2. Anda mungkin akan menemukan beberapa perbedaan dalam hal formulir maupun isian di jurnal yang Anda tuju, meskipun sama-sama menggunakan OJS versi 2. Begitu pula jika jurnal yang Anda pilih sebagai otlet publikasi ternyata dikelola dengan sistem OJS versi 3. Saya meyakini meskipun terdapat perbedaan, namun tidak begitu mencolok. Anda dapat memanfaatkan tutorial ini sebagai gambaran dan panduan saat melakukan pengiriman ke jurnal tersebut.

Mendaftarkan akun di OJS

Sebelum mengirimkan naskah ke penerbit atau pengelola jurnal, tentunya setiap penulis harus mendaftarkan akun di OJS karena pengiriman naskah tidak dilakukan melalui surat elektronik. Sebagaimana saya sebutkan sebelumnya, dimungkinkan setiap menu pendaftaran tiap-tiap jurnal memiliki perbedaan. Namun, pada umumnya isian yang wajib diisi mencakup:

  • username dan password (nama akun dan kata sandi)
  • first name, middle name, last name (nama lengkap)
  • affiliation (instansi mulai prodi, fakultas, perguruan tinggi atau afiliasi relevan lainnya)
  • email (surat elektronik, domain instansi lebih baik)
  • ORCID ID (bisa diisi jika telah memiliki)
  • URL (isikan tautan website/blog/Twitter jika memiliki)
  • mailling address (alamat lengkap instansi)
  • country (asal negara)
  • register as (pastikan opsi author terpilih)

Catatan! Menu pendaftaran akun di OJS biasanya diletakkan di bagian yang mudah ditemukan oleh pengunjung, baik berada di menu utama, sidebar, maupun pada guide for authors. Temukan menu Register untuk mendaftarkan akun.

Tahap 1: mendaftarkan akun

Perhatian! Pastikan semua isian yang bertanda asterik (*) telah terisi.

Tahap submisi artikel di OJS

Setelah mendaftarkan akun, silakan klik New Submission untuk melakukan pengiriman naskah. Siapkan dokumen-dokumen yang akan diunggah, baik manuskrip atau naskah Anda serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

Tahap 1: cek kesiapan

Pada tahap ini Anda diminta untuk mencek kesiapan manuskrip yang akan dikirim, yang meliputi:

  • manuskrip bukan karya yang telah dipublikasikan dan/ sedang diproses di jurnal lain
  • dokumen disimpan dalam format yang ditentukan (simpan langsung dari templat tanpa mengubah format)
  • tersedia URL untuk referensi yang bisa diakses daring (terutama DOI)
  • manuskrip telah sesuai templat termasuk penamaan dan ketentuan semua ilustrasi (gambar dan tabel)
  • gaya sitasi sesuai ketentuan jurnal
  • menghapus semua informasi diri penulis yang melekat di dokumen (baca lebih lanjut instruksi yang ada). Ikuti tutorial ini jika Anda mengalami kendala.
Tahap 1: cek kesiapan


Ingat! Jangan pernah mengirimkan 1 artikel yang sama ke lebih dari 1 jurnal karena hal ini termasuk pelanggaran etika publikasi. Lebih lanjut silakan baca artikel ini.

Tahap 2: unggah fail

Untuk memudahkan dan mengantisipasi kekeliruan unggah dokumen, Anda dapat menyiapkan dan meletakkan dokumen-dokumen yang akan diunggah ke dalam sebuah folder khusus. Pastikan Anda mengingat nama dan di mana Anda menyimpan folder tersebut. Langkah-langkah unggah fail cukup mudah:

  • pilih CHOOSE FILE lalu temukan di mana Anda menyimpan fail dokumen yang ingin diunggah
  • pilih fail lalu tekan Choose for Upload
  • klik Upload dan tunggu proses berjalan
  • pastikan nama original file sesuai dengan fail yang diinginkan lalu klik Save and continue
Tahap 2: unggah fail

Penting! Pastikan fail dokumen telah diunggah dengan sempurna.

Beberapa penulis sering kali melewati proses ini. Jika Anda telah berhasil mengunggah fail dokumen akan muncul informasi sebagai berikut. Cek ulang dengan fail asli apakah dokumen yang Anda unggah sudah benar.

Informasi terkait dokumen yang berhasil diunggah

Tahap 3: melengkapi metadata

Metadata merupakan informasi yang diisikan terkait naskah yang diunggah. Termasuk bagian metadata antara lain:

  • nama penulis
  • afiliasi penulis
  • email penulis
  • judul artikel
  • abstrak artikel
  • kata kunci
  • daftar pustaka yang dirujuk

Biasanya secara otomatis bagian ini akan terisi sebagaimana isian profil yang Anda isikan pertama kali. Anda dapat menyunting dan melengkapi isian-isian tersebut. Alangkah lebih baik jika Anda mengisi selengkap-lengkapnya metadata artikel Anda karena ini akan berpengaruh pada saat penelusuran artikel secara daring melalui mesing pencarian (ketika artikel Anda telah diterbitkan).

Tahap 3: melengkapi metadata


Untuk mengurangi kekeliruan dan kesalahan ketik, Anda dapat menyalin-tempel konten dari naskah Anda seperti judul, abstrak, dan daftar pustaka. Namun demikian, selalu cek ulang dan cermati informasi dan panduan penulisan (misalnya untuk kata kunci dipisahkan dengan tanda titik koma; untuk daftar pustaka setiap referensi dipisahkan dengan baris kosong).

Tahap 4: unggah suplemen

Jika Anda memiliki dokumen pendukung untuk artikel Anda, dapat disertakan melalui fasilitas ini, di antaranya:
  • instrumen riset seperti daftar kuesioner maupun daftar pertanyaan wawancara
  • dataset, data mentah penelitian
  • gambar dan tabel yang tidak bisa diintegrasikan pada teks di manuskrip
  • dokumen pendukung lain yang masih terkait dengan riset atau manuskrip yang ditulis
Penting! Saya menyarankan Anda untuk mengunggah dokumen-dokumen terkait karena hal ini dapat membantu dan menjadi pertimbangan pada saat proses peninjauan sejawat. Anda tidak perlu kuatir karena dokumen yang diunggah hanya akan digunakan untuk keperluan peninjauan. Jika Anda kuatir, Anda dapat mengunggah dokumen-dokumen tersebut ke repositori institusi maupun repositori terbuka lainnya. Selain itu, Anda juga dapat mengunggah bukti cek similaritas. 
Tahap 4: unggah suplemen


Tahap 5: konfirmasi

Ini adalah proses terakhir untuk mengakhiri pengiriman manuskrip. Setelah klik Finish Submission:
  • Anda akan menerima pemberitahuan via email
  • semua proses selanjutnya akan diberitahukan melalui email dan dapat dicek perkembangannya melalui OJS
  • status artikel dr awal s/d akhir: awaiting assignment > in review > in editing
Tahap 5: konfirmasi

Ingat! Proses mulai submit hingga terbit rata-rata membutuhkan waktu lebih kurang 6 bulan. Cek progres dan tanyakan secara berkala sebulan sekali via email ke editor.

Proses setelah submit

Secara umum alur proses bisnis publikasi seperti pada gambar di bawah ini. Setelah editor menyetujui dan mendistribusikan naskah Anda ke para reviewer (minimal dua orang) untuk peninjauan, Anda tinggal menunggu proses berikutnya. Persetujuan reviewer untuk meninjau biasanya harus dijawab dalam waktu dua minggu: apakah menyetujui untuk meninjau atau menolaknya. Jika reviewer menyetujuinya, naskah akan dilanjutkan ke proses berikutnya, peninjauan. Proses peninjauan akan memakan waktu berbeda-beda tergantung dengan kecepatan respons para reviewer dan pengelola jurnal. Ada beberapa reviewer yang menyelesaikan peninjauan dalam waktu dua minggu, ada yang lebih dari itu.

Sumber: press.ierek.com

Secara garis besar, semua proses dan tahapan naskah Anda setelah proses submit dapat dipantau melalui OJS. Status manuskrip Anda akan melewati status atau tahapan-tahapan berikut.

  1. awaiting assignment, status pertama kali setelah penulis mengirimkan naskah. Ini berarti naskah dalam proses menunggu ditindaklanjuti oleh editor untuk dicek atau screening awal.
  2. in review, status ini menunjukkan bahwa naskah Anda sedang pada tahap peninjauan. Sering kali ini adalah proses yang paling panjang di antara proses-proses atau tahapan lainnya. Setelah mendapatkan komentar dan rekomendasi dari para reviewer, editor akan memutuskan apakah naskah Anda: ditolak, diterima dengan revisi minor, diterima dengan revisi mayor, atau resubmit. Silakan cermati masing-masing komentar reviewer termasuk editor. Sebisa mungkin penuhi (jika memungkinkan) dan selama komentar pada reviewer memang dalam rangka meningkatkan kualitas tulisan kita. Untuk keputusan resubmit berarti para reviewer akan mencek kembali dari hasil revisi yang telah dilakukan. Jika reviewer merasa hasil revisi belum sesuai dengan masukan atau komentar yang diberikan, proses ini bisa beberapa kali (dalam istilah di OJS menggunakan round atau ronde). Pada proses ini, meskipun setelah melakukan revisi sekalipun artikel kita masih mungkin ditolak. Jadi, cermati betul permintaan dan masukan reviewer dan silakan komunikasikan ke editor jika Anda menemukan hal-hal yang kurang jelas.
  3. in editing, setelah mengamati masukan dan komentar dari para reviewer kemudian editor memutuskan bahwa naskah Anda layak untuk dimuat di jurnal tersebut. Ini adalah masa-masa bahagia sebagai penulis karena akhirnya naskah kita diterima. Selalu cek kembali argumen, klaim, data, tabel, gambar, dan ilustrasi lain. Pada umumnya, di akhir tahapan penulis akan diminta untuk melakukan proof read dari naskah yang dituliskan. Silakan cetak artikel tersebut dan cek kembali.

Pengalaman menulis

Sebagai gambaran, Anda dapat mencermati histori perjalanan artikel-artikel yang saya kirim ke masing-masing jurnal. Informasi ini saya ambil dari masing-masing data yang ada di OJS. Submit merupakan tanggal ketika saya mengirimkan artikel. Review adalah saat kedua hasil komentar para reviewer telah saya terima. Terbit merupakan momen artikel saya diterbitkan sesuai dengan jadwal penerbitan jurnal. Jika Anda tertarik membaca publikasi saya, silakan temukan pada menu Publikasi.

Sumber: erickunto.com

Penutup

Proses penerbitan artikel memang merupakan proses yang panjang. Sembari menunggu proses sebuah artikel selesai direview, Anda dapat melakukan hal-hal positif lain, misalnya melalukan literature review atau menulis artikel berikutnya. Saya menyarankan Anda untuk memantau dan menanyakan status manuskrip Anda setiap bulan ke editor (jika masih dalam status awaiting assignment dan in review). Lakukan korespondensi secara sopan melalui surat elektronik. Jika Anda adalah seorang penulis awal, proses ini mungkin terasa melelahkan. Akan tetapi, percayalah bahwa hasil kerja keras dan perasan keringat ide-ide Anda sangat dinantikan oleh masyarakat akademik maupun publik.

Apabila Anda memiliki pengalaman menarik lain, ide terkait pengiriman artikel, atau menemui kendala saat proses publikasi silakan kirim komentar melalui "Posting Komentar" di bawah ini.



Baca Juga