Meminta LoA pada Saat Status Artikel in-review

Sumber: erickunto.com


Baru-baru ini saya mendapati pertanyaan dari rekan saya terkait permintaan Letter of Acceptance (LoA) dari sebuah jurnal yang menyatakan bahwa artikelnya telah dinyatakan diterima dan akan segera diterbitkan. Uniknya, ketika saya bertanya terkait status artikel ybs ternyata masih in review.

Apa itu LoA?

LoA atau Letter of Acceptance merupakan sebuah surat keterangan yang diterbitkan oleh pengelola jurnal yang menyatakan bahwa artikel yang dikirim oleh penulis dinyatakan layak terbit. Dalam surat ini biasanya juga dinyatakan kapan artikel tersebut rencana diterbitkan, berisi detil volume dan edisi.

Sumber: erickunto.com


Apa manfaat LoA?

Pada prinsipnya LoA merupakan sebuah bukti bahwa artikel yang kita kirim telah diterima untuk diterbitkan. Sembari proses penerbitan selesai, penulis dapat menggunakan surat keterangan ini sebagai ganti bukti fisik berupa jurnal lengkap yang dicetak atau dokumen PDF (atau format lainnya) yang bisa diakses secara daring. LoA ini sering kali dimanfaatkan sebagai:

Bukti luaran riset

Peneliti yang mendapatkan dana riset dari sebuah lembaga sering kali diminta untuk menerbitkan hasil risetnya di berkala ilmiah. Luaran riset berupa publikasi ilmiah ini menjadi salah satu syarat yang biasanya dijanjikan pada saat usulan riset diajukan. Bukti luaran riset ini (melalui LoA apabila artikel belum terbit) biasanya menjadi syarat pencairan untuk dana riset tahap berikutnya.

Bukti syarat studi

Selain peneliti, LoA biasanya diminta oleh pengelola program studi sebagai salah satu syarat untuk menuju ke tahapan tertentu dalam rangkaian penyelesaian studi, bisa berupa tahap seminar hasil atau bahkan ujian. Mahasiswa yang belum banyak mengenal dunia publikasi ilmiah sering kali menganggapnya sebagai sebuah surat keterangan yang menyatakan bahwa ybs telah mengirimkan artikel ke jurnal yang dituju. Saya sering mendengar pengelola jurnal yang dimintai LoA oleh para penulis sesaat setelah mereka melakukan submission artikel.

Kapan LoA diberikan oleh pengelola jurnal?

Lazimnya, LoA akan diterbitkan setelah artikel melalui proses review dan dinyatakan layak terbit oleh editor. LoA dapat dikeluarkan ketika pengelola jurnal (setelah melalui rapat redaksi) menyatakan bahwa artikel Anda dinyatakan layak untuk diterbitkan. Selama menunggu proses penerbitan tersebut, Anda dapat meminta LoA jikalau memang membutuhkan surat keterangan sebagai syarat administrasi. Pada beberapa jurnal ada yang memfasilitasi proses ini melalui article in press. Pada bagian ini akan ditampilkan artikel-artikel yang dalam waktu dekat akan diterbitkan. Article in press bukan merupakan versi final karena masih dalam proses proofreading. Contoh jurnal yang menerapkan sistem ini adalah Kwangsan: Jurnal Teknologi Pendidikan.

Sebelum meminta LoA, ada baiknya penulis memahami proses penerbitan sebuah artikel di jurnal ilmiah. Proses ini harus dilalui tahap demi tahap untuk menjamin kualitas artikel yang ditebitkan. Dalam mekanisne jurnal elektronik yang dikelola menggunakan Open Journal System, status artikel dari saat pengiriman hingga terbit adalah sebagai berikut.

Status Artikel Mulai dari Pengiriman hingga Terbit

Pada sebuah jurnal yang dikelola dengan OJS, setidaknya ada beberapa tahapan (baca: status) sebuah manuskrip yang dikirim ke jurnal tersebut. Apa sajakah itu?

Awaiting assignment

Setelah kita selesai melakukan submission artikel kita berada pada posisi ini. Artinya, artikel kita masih dalam proses menunggu ditindaklanjuti oleh editor. Pada tahapan ini, kemungkinan yang terjadi ada dua: editor melanjutkan/meneruskan naskah kepada calon reviewer; atau editor menolak artikel Anda.

Sumber: erickunto.com


In review

Setelah editor mengirimkan permintaan review ke calon reviewer dan reviewer menyetujuinya, status artikel kita menjadi in review. Sebuah artikel minimal ditinjau oleh dua orang reviewer. Status artikel tidak akan berubah selama para reviewer belum mengirimkan (baca: melaporkan) hasil reviewnya. Keputusan review ada empat opsi: diterima tanpa revisi, revisi minor, resubmit (perlu review ulang setelah direvisi), dan ditolak. Untuk opsi pertama berarti naskah Anda akan diproses ke tahap selanjutnya. Keputusan revisi minor berarti Anda hanya perlu melakukan sedikit penyempurnaan kualitas artikel. Adapun resubmit berarti Anda masuk review ronde dua. Adapun decline (setelah disetujui editor) maka Anda perlu mencari target jurnal lain untuk melakukan publikasi artikel Anda. Ingat, Anda harus menanggapi dan melakukan revisi (apabila setuju) dari masukan para reviewer.

In editing

Adalah status ketika artikel Anda dinyatakan diterima dan akan melalui proses editing atau suntingan (bahasa, tata letak, proofreading, dan hal teknis lainnya) untuk memastikan keterbacaan artikel Anda pada saat terbit. Pada saat ini biasanya pengelola jurnal menerbitkan LoA sebagai tanda bukti artikel Anda diterima dan sedang dalam proses penerbitan (suntingan).

Sumber: erickunto.com


Archived

Pada saat manuskrip Anda di posisi ini berarti artikel Anda telah terbit dan Anda dapat mengeceknya di sebuah edisi dan volume tertentu di jurnal tersebut. Selamat, akhirnya saat-saat indah yang dinantikan terjadi juga. 

Namun, jangan senang dulu. Ketika setelah melakukan submission (pengiriman naskah) Anda langsung mendapati status ini (tanpa melalui proses in review dan in editing), berarti kemungkinan besar naskah Anda dinyatakan ditolak tanpa melalui proses review. Hal ini sebagian besar terjadi karena tulisan Anda tidak cocok (baca; tidak sesuai) dengan fokus dan cakupan jurnal tersebut atau bahkan kualitas artikel Anda masih belum mencukupi persyaratan minimal jurnal tersebut.

Sumber: erickunto.com


Kapan waktu yang tepat menanyakan LoA?

Kembali ke pertanyaan awal terkait meminta LoA pada saat status manuskrip in review adalah sebuah hal yang semestinya tidak perlu dilakukan. Pengelola jurnal akan menerbitkan LoA jika memang artikel Anda telah dinyatakan diterima dan disetujui untuk diproses ke tahap berikutnya. Status in review adalah posisi saat artikel Anda direview sehngga keputusan diterima atau ditolak belum dapat diketahui. Momen yang paling tepat menanyakan atau meminta LoA adalah pada saat proses review selesai dan artikel kita dinyatakan diterima. Informasi ini dapat dicek pada OJS dan/ pemberitahuan dari pengelola jurnal via surat elektronik. Setelah proses ini selesai, Anda dapat menanyakan LoA bahkan rencana terbit artikel tersebut.

Namun, jika status manuskrip Anda masih dalam tahap in review saya menyarankan untuk menghubungi pengelola jurnal terkait kemajuan review artikel Anda. Waktu yang saya sarankan adalah setiap bulan sekali dan lakukan korespondensi via email. Saya tidak menyarankan Anda menanyakan hasil review bilamana jeda antara perubahan status (lebih-lebih waktu submit) belum sampai sebulan apalagi seminggu. Lazimnya, proses review paling cepat dilakukan selama dua minggu sejak reviewer menyanggupi untuk mereview artikel tersebut.

Penutup

Singkatnya, LoA akan diberikan pada saat artikel dinyatakan layak terbit. Jadi, silakan tanya pada pengelola jurnal bilamana artikel Anda telah selesai menjalani proses review.

Perhatian: Hindari meminta LoA sebelum editor memutuskan hasil review dari tulisan Anda.


Baca Juga