Langkah-langkah Pemadanan dan Pemutakhiran Data Dosen
Sesuai Kepmen No. 133/M/2023 Tahun 2023, dosen dan tenaga pengajar wajib memiliki NUPTK (Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan) sebagai nomor identitas. Artinya, ke depan dosen tidak lagi menggunakan NIDN, NIDK, ataupun NUP sebagai nomor identitasnya. Dampak dari terbitnya Keputusan tersebut adalah dosen diwajibkan melakukan pemadanan status dosen yang mencakup status kepegawaian, penempatan tugas, dan verifikasi NIK.
Pemadanan dan pemutakhiran data dosen menjadi hal yang sangat penting untuk penerbitan NUPTK, 16 digit angka yang tersusun secara acak (tidak lagi dari tanggal, bulan, dan tahun lahir layaknya NIDN).
Tujuan pemadanan dan pemutakhiran data adalah memastikan data yang tersimpan dalam sistem selalu akurat, mutakhir, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pemadanan data dosen merupakan proses yang memastikan data dosen di perguruan tinggi sesuai dengan data kependudukan nasional. Proses ini vital untuk pengelolaan sumber daya manusia di perguruan tinggi dan mendukung berbagai layanan administratif, akademik, serta karier.
Selama masa penyesuaian dan pemutakhiran data, NIDN/NIDK/NUP/NITK masih digunakan sebagai identitas dosen dan NUPTK akan dibuat bertahap sebagai identitas unik PTK.
Apa itu Pemadanan dan Pemutakhiran Data?
Pemadanan data adalah proses mencocokkan data dosen dengan data dari sumber resmi, seperti data kependudukan. Hal ini juga dapat digunakan untuk mengantisipasi data ganda atau data yang non-aktif (misalnya meninggal dunia). Pemutakhiran data, di sisi lain, adalah proses pembaruan informasi untuk memastikan data status kepegawaian, penempatan tugas, dan rumpun ilmu selalu terkini. Kedua proses ini penting untuk memastikan keakuratan informasi yang digunakan dalam berbagai keputusan dan layanan akademik.
Apa Landasan Hukumnya?
Pemadanan dan pemutakhiran data dosen didasarkan pada beberapa regulasi penting. Di antaranya,
- UU Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen
- UU Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
- Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2009 tentang Dosen
- Keputusan Menteri No. 209/P/2024 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Layanan Pembinaan dan Pengembangan Profesi Karir Dosen, Kemendikbudristek
Regulasi ini memberikan landasan hukum yang kuat untuk pelaksanaan pemadanan dan pemutakhiran data dosen.
 |
| Sumber: Kemristekdikti |
Data Apa yang Perlu Dimutakhirkan dan Dipadankan?
Status Kepegawaian dan Ikatan Kerja Dosen
Data status kepegawaian dan ikatan kerja dosen mencakup informasi tentang jenis ikatan kerja (dosen tetap, dosen tidak tetap, atau pengajar non-dosen) dan status kepegawaian (PNS, PPPK, atau pegawai tetap di perguruan tinggi). Pemutakhiran data ini penting untuk mengelola administrasi kepegawaian secara efektif dan memastikan setiap dosen terdaftar sesuai dengan status mereka yang sebenarnya.
Secara garis besar, berikut SDM yang ada di perguruan tinggi menurut DIKTI.
 |
| Sumber: Kemristekdikti |
Saat ini, ada 3 kriteria dosen jika dilihat dari status kepegawaiannya. Berikut perbedaan dari ketiganya.
 |
| Sumber: Kemristekdikti |
Silakan cek status kepegawaian Anda apakah sudah sesuai atau belum melalui SISTER pada menu Profil > Penempatan.
Untuk dosen tetap perjanjian kerja dengan PT (sebelumnya dikenal dengan nama dosen non-PNS) beberapa dokuken yang perlu Anda siapkan dalam rangka pemutakhiran data antara lain:
- SK Pengangkatan Dosen
- Surat Pernyataan Dosen bermeterai
- Surat Perjanjian Kerja bermeterai
NIK Dosen
Proses pemutakhiran data NIK dosen melibatkan verifikasi data dengan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil). Langkah ini penting untuk memastikan data NIK dosen sesuai dengan data kependudukan nasional. Proses verifikasi juga dilakukan melalui platform SISTER (Sistem Informasi Sumber Daya Terintegrasi), di mana dosen perlu memeriksa dan memperbarui data mereka sesuai dengan panduan yang ada.
Saat proses verifikasi, Anda akan diminta untuk menginput 16 digit nomor kependudukan Anda (NIK) dan nama ibu kandung sesuai dengan data yang terekam di Dukcapil (Kartu Keluarga).
Penting! Sesuai dengan Sistem Dukcapil, proses verifikasi NIK dapat dilakukan pada pukul 06.00 - 20.00 WIB untuk Wilayah Waktu Indonesia Bagian Barat (WIB). Jika di luar jam tersebut, maka proses verifikasi NIK tidak bisa dilakukan.
Jabatan Akademik Dosen
Pemutakhiran data jabatan akademik dosen mencakup proses pembaruan informasi mengenai jabatan akademik yang dipegang oleh dosen. Informasi ini dapat Anda cek melalui SISTER pada menu Profil > Jabatan fungsional. Proses ini penting untuk memastikan dosen memiliki jabatan akademik yang sesuai dan tercatat dengan benar.
Rumpun Ilmu
Rumpun ilmu merupakan pengelompokan ilmu pengetahuan yang disusun secara sistematis. Pemutakhiran data rumpun ilmu melibatkan pengisian dan pembaruan informasi mengenai rumpun ilmu, pohon ilmu, dan cabang ilmu yang ditekuni oleh dosen. Proses ini mendukung penilaian beban kerja dosen, sertifikasi dosen, dan kenaikan jabatan akademik.
Penerapan isian rumpun ilmu di SISTER diperuntukkan untuk pengisian profil Dosen, terciptanya tata kelola data dan memberikan acuan pelaksanaan layanan yang tepat.
Pengisian rumpun ilmu dilakukan Dosen secara mandiri dengan berkoordinasi dengan Perguruan Tinggi, dengan ketentuan: (1) Wajib mengisi di level rumpun ilmu dan pohon ilmu. Untuk cabang ilmu bersifat opsional. (2) Dihimbau untuk mengisi Rumpun, Pohon dan Cabang ilmu sesuai atau yang terdekat dengan Pendidikan tertinggi (S2 atau S3) sesuai dengan ijazah. Dihimbau untuk tidak berdasarkan penugasan atau program studi saat ini.
Anda dapat menggunakan ijazah terakhir, sertifikat pendidik, maupun SK jabatan akademik dosen dalam menentukan rumpun, pohon, dan cabang ilmu Anda.
Setidaknya ada 6 rumpun ilmu yang diakui DIKTI: rumpun ilmu agama; rumpun ilmu humaniora; rumpun ilmu sosial; rumpun ilmu alam; rumpun ilmu formal; dan rumpun ilmu terapan.
Agar lebih mudah dalam memilih rumpun, pohon, dan cabang ilmu, Anda dapat menggunakan platform berikut.
Pusat Bantuan
Proses diseminasi informasi pemadanan dan pemutakhiran data dilakukan oleh PTN dan LLDIKTI kepada dosen. Selain itu, tersedia pusat informasi dan pusat bantuan yang dapat diakses melalui SISTER > Panduan (sidebar kiri bawah) untuk membantu dosen dalam melakukan pemutakhiran data dan mengatasi kendala yang mungkin dihadapi.
FAQ
Apa itu pemadanan data dosen?
Pemadanan data dosen adalah proses mencocokkan data dosen yang ada di perguruan tinggi dengan data dari sumber resmi, seperti data kependudukan yang dikelola oleh Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil).
Mengapa pemutakhiran data dosen penting?
Pemutakhiran data dosen penting untuk memastikan bahwa data yang digunakan dalam berbagai keputusan dan layanan akademik selalu akurat dan terbaru. Ini mendukung pengelolaan sumber daya manusia yang lebih baik dan mendukung berbagai layanan administratif serta akademik.
Apa regulasi yang mendasari pemadanan dan pemutakhiran data dosen?
Beberapa regulasi yang mendasari pemadanan dan pemutakhiran data dosen antara lain:
- UU Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen
- UU Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
- Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2009 tentang Dosen
Bagaimana cara melakukan verifikasi NIK dosen?
Verifikasi NIK dosen dilakukan melalui platform SISTER. Dosen perlu login ke akun SISTER, memeriksa status verifikasi NIK, dan mengikuti langkah-langkah yang ditentukan untuk melakukan verifikasi.
Apa saja data yang perlu diperbarui dalam pemutakhiran data status kepegawaian dan ikatan kerja dosen?
Data yang perlu diperbarui mencakup jenis ikatan kerja (tetap atau tidak tetap), status kepegawaian (PNS, PPPK, atau pegawai tetap di perguruan tinggi), dan informasi terkait lainnya yang relevan dengan status kepegawaian dosen.
Bagaimana cara memutakhirkan data jabatan akademik dosen?
Pemutakhiran data jabatan akademik dilakukan melalui SISTER. Dosen perlu memastikan bahwa data jabatan akademik mereka yang terbaru tercatat dengan benar di sistem, dan mengikuti panduan yang ada untuk melakukan pembaruan jika diperlukan.
Apa itu rumpun ilmu dan mengapa penting untuk diperbarui?
Rumpun ilmu adalah pengelompokan ilmu pengetahuan yang disusun secara sistematis. Pemutakhiran data rumpun ilmu penting untuk mendukung penilaian beban kerja dosen, sertifikasi dosen, dan kenaikan jabatan akademik yang akurat.
Apa manfaat dari pemutakhiran data bagi dosen?
Manfaat dari pemutakhiran data bagi dosen meliputi kemudahan dalam proses kenaikan jabatan akademik, akses terhadap fasilitas dan sumber daya akademik yang lebih baik, dan peningkatan kredibilitas profesional.
Apa konsekuensi jika data dosen tidak akurat atau tidak diperbarui?
Jika data dosen tidak akurat atau tidak diperbarui, dapat menimbulkan masalah administratif, hambatan dalam proses promosi, dan potensi masalah hukum. Oleh karena itu, penting bagi dosen untuk memastikan data mereka selalu akurat dan terbaru.
Bagaimana cara memilih rumpun, pohon, dan cabang ilmu yang tepat?
Pemilihan rumpun, pohon, dan cabang ilmu dilakukan berdasarkan riwayat pendidikan formal tertinggi yang dimiliki dosen. Sebagai contoh, dosen dengan pendidikan formal terakhir S2 dalam bidang Matematika yang mengajar di program studi Matematika harus memilih rumpun ilmu Formal, dengan pohon ilmu Matematika, dan cabang ilmu Matematika Terapan jika relevan. Untuk lebih jelasnya, ikuti panduan berikut ini.
Apa yang harus dilakukan jika mengalami kendala dalam proses pemadanan data di SISTER?
Jika mengalami kendala dalam proses pemadanan data di SISTER, dosen dapat mengakses pusat bantuan yang tersedia di platform SISTER. Ada juga panduan dan pusat informasi yang dapat diakses untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut.
Bagaimana cara mengakses pusat bantuan SISTER?
Pusat bantuan SISTER dapat diakses melalui laman SISTER dengan mengklik tombol "? Pusat Bantuan" di kiri bawah. Dosen dapat mengirim laporan melalui form yang disediakan dengan menyertakan informasi yang diperlukan untuk verifikasi.
Penutup
Pemadanan dan pemutakhiran data dosen merupakan langkah krusial untuk memastikan keakuratan dan keterbaruan data dosen di perguruan tinggi. Dengan mengikuti regulasi yang ada dan memanfaatkan platform teknologi yang tersedia, proses ini dapat dilakukan dengan segera, sebelum Agustus 2024.
Gabung dalam percakapan