Pengalaman Submit Disertasi di Layanan Unggah Mandiri UGM

Artikel ini menceritakan pengalaman sekaligus tutorial unggah disertasi di unggah mandiri UGM sebagai salah satu syarat untuk yudisium

Sumber: erickunto.com

Secara pribadi saya mengucapkan selamat kepada Anda yang telah menyelesaikan proses panjang penyelesaian tugas akhir (baik skripsi, tesis, maupun disertasi). Saya yakin, Anda mengunjungi laman ini karena membutuhkan informasi untuk melengkapi persyaratan yudisium.

Alur unggah mandiri

Untuk melakukan unggah mandiri, Anda dapat mengaksesnya melalui laman https://unggah.etd.ugm.ac.id/. Anda tidak perlu melakukan pendaftaran karena layanan ini sudah tersinkron dengan akun UGM Anda. Dengan kata lain, Anda hanya bisa melakukan unggah mandiri dengan menggunakan akun email UGM (dengan status mahasiswa). Saat pertama kali masuk, Anda akan diminta untuk memasukkan nama lengkap dan NIM sesuai yang tercantum pada KTM.

Penting: Saat input data, pastikan Anda menuliskan nama lengkap dengan huruf kapital termasuk mencantumkan NIM sesuai dengan yang tertulis. Angka 0 tetap ditulis sebagaimana tercetak di KTM.


Sumber: https://unggah.etd.ugm.ac.id/

Alur unggah mandiri cukup mudah diikuti sebagaimana tergambar pada diagram alir di atas, terutama jika Anda tidak memiliki tanggungan pinjaman pustaka. Secara otomatis jika Anda menyelesaikan proses unggah mandiri, di akhir proses Anda telah bebas pustaka. Proses tidak dapat dilanjutkan jika Anda belum mengembalikan pinjaman atau menyelesaikan denda.

Pengalaman saya tempo hari, semua proses ini dapat selesai dalam satu hari meski saya harus melakukan revisi pada bagian ringkasan disertasi karena belum memuat abstrak. Yang jelas, para pustakawan sangat responsif dalam memberikan pelayanan.

Kriteria dokumen yang diunggah

Ada tiga hal yang perlu diperhatikan terkait dokumen Anda. Pertama, semua dokumen berformat PDF. Kedua, setiap dokumen diberi nama secara spesifik. Ketiga, fulltext naskah lengkap disertasi Anda harus diberi bookmark. Penjelasan secara detail adalah sebagai berikut.

Format dokumen

Dokumen yang diunggah dalam format PDF. Pastikan sebelum Anda mengunggah, semua dokumen sudah siap, lengkap, dan benar sesuai ketentuan yang diminta agar Anda tidak perlu melakukan revisi. 

Jika Anda tidak mengikuti sebagaimana ketentuan yang ada, misalnya penamaan dokumen secara otomatis sistem akan mendeteksi. Pastikan pula semua konten dapat terbaca dengan baik, terutama ilustrasi dalam bentuk gambar dan tabel. Apabila Anda menggunakan jenis fon dengan tipe yang spesifik (tidak di setiap komputer/PC ada) pastikan Anda membuka di laptop/PC yang belum terpasang fon tersebut. Hal ini juga termasuk apabila di dalam teks Anda memuat aksara atau tulisan non-Latin, seperti Arab, Korea, dlsb.

Penamaan dokumen

Saat mengunggah, Anda tidak mengirimkannya dengan satu dokumen utuh. Anda diharuskan membagi fulltext disertasi Anda sebagaimana pembagian berikut. Anda juga dapat mencermati panduan penamaan file dari tautan ini atau Anda dapat membaca ringkasannya seperti bagian di bawah ini.

Penting: Selain itu, dokumen yang diunggah harus diberi nama dan dibagi berdasarkan kriteria berikut. Setiap dokumen ditulis dengan format: Tingkat Pendidikan-Tahun Lulus-Nomer Induk Universitas (NIU)-kode bagian.pdf

  1. S3-2021-356804-title > judul disertasi dalam bahasa Indonesia dan Inggris
  2. S3-2021-356804-tableofcontent > daftar isi
  3. S3-2021-356804-abstract > abstract dalam bahasa Indonesia dan Inggris
  4. S3-2021-356804-introduction > bab pendahuluan
  5. S3-2021-356804-conclusion > bab terakhir yang memuat kesimpulan
  6. S3-2021-356804-bibliography > daftar pustaka
  7. S3-2021-356804-complete > naskah lengkap (fulltext) disertasi
  8. S3-2021-356804-summary_en > ringkasan dalam bahasa Inggris
  9. S3-2021-356804-summary_id > ringkasan dalam bahasa Indonesia

Informasi: Jika Anda menulis topik tentang kearaban misalnya, Anda diperkenankan menambahkan judul disertasi dan abstrak dalam bahasa Arab. Untuk template ringkasan, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris dapat Anda unduh di bagian sebelah kanan nama dokumen pada tampilan pratinjau di bawah ini.

Tutorial membuat bookmark

Khusus untuk naskah disertasi yang lengkap (fulltext) salah satu syarat atau kriteria dokumen yang diunggah adalah pemberian bookmark. Bookmark ini adalah sebuah penanda di dokumen yang ketika diklik, misalnya bagian Daftar Isi pembaca akan diarahkan langsung ke bagian Daftar Isi.

Sumber: erickunto.com

Sayangnya, untuk membuat bookmark dibutuhkan perangkat lunak khusus tidak hanya sekadar aplikasi PDF reader. Perangkat lunak yang lazim digunakan adalah Adobe Profesional, bukan Adode PDF Reader karena aplikasi kedua hanya dapat digunakan untuk membaca dokumen dengan format PDF. Uniknya lagi ternyata tidak semua aplikasi PDF meskipun dilabeli dengan versi Premium atau Pro sekalipun dapat digunakan untuk membuat bookmark. Pada tutorial ini, saya memanfaatkan PDFelement Premium versi 7. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

  1. Buka dokumen disertasi dengan menggunakan PDF Element
  2. Pilih opsi Bookmarks di bagian sidebar sebelah kanan
  3. Letakkan kursor di halaman yang ingin ditandai bookmark, klik kanan pada lembar kerja lalu pilih New Bookmark kemudian tuliskan nama bookmark, misalnya BAB I PENDAHULUAN
  4. Untuk membuat sub-bookmark Anda dapat meletakkan kursor pada halaman yang diinginkan lalu klik kanan pada bookmark induk lalu pilih Add Chlid. Secara otomatis akan membuat sub-bookmark, misalnya Latar Belakang Masalah. Anda juga dapat melakukan drag and drop untuk memasukkan ke dalah bagian bookmark tertentu atau ketika ingin mengurutkan bookmark
  5. Lanjutkan proses 3-4 hingga hingga semua bagian telah ditandai dengan bookmark

Untuk lebih jelas, Anda dapat mengamati pada video berikut.

Cek status pengiriman

Begitu Anda selesai melakukan proses pengiriman atau unggah naskah, secara otomatis akan terkirim pemberitahuan melalui e-mail. Semua pemberitahuan akan dikirim melalui email termasuk ketika usulan Anda sedang diverifikasi, ada hal yang perlu direvisi, atau proses dinyatakan selesai dan kita dapat mengunduh bukti unggah dan bebas pustaka.

Bukti unggah

Setelah semua proses dinyatakan selesai Anda akan diarahkan pada menu cetak bukti unggah dan bebas pustaka. Silakan klik menu tersebut lalu simpan dokumen. Bukti unggah dan bebas pustaka sebagaimana gambar di bawah ini.

Sumber: erickunto.com

Setelah ketiga kriteria di atas terpenuhi silakan lakukan unggah mandiri melalui http://etd.repository.ugm.ac.id/. Ikuti petunjuk yang ada dan tunggu proses verifikasi oleh petugas hingga selesai. Selalu cek email secara berkala karena pemberitahuan status akan diinformasikan melalui email.

Semoga pengalaman ini dapat membantu Anda dalam proses unggah karya Anda di layanan unggah mandiri. Apabila Anda mengalami kendala atau memilik pertanyaan terkait hal ini silakan bubuhkan pada kolom komentar di bagian "Posting Komentar" di bawah ini.



Baca Juga