Beberapa Alasan Mengapa Usul Jabatan Fungsional Dosen Tidak Valid di SIJAGO

Untuk mengurasi potensi usulan PAK dikembalikan oleh tim validasi, silakan cermati beberapa pertanyaan umum terkait kesalahan-kelasahan umum di SIJAGO
Laman depan usulan jabfung via SIJAGO


Pengantar

Proses penilaian angka kredit untuk usulan jabatan fungsional dosen merupakan proses panjang dan melelahkan. Setiap pengusul jabfung via SIJAGO harus menyiapkan semua bukti kegiatan yang akan diusulkan dalam bentuk softfile. Kesalahan-kesalahan yang sering saya temui sebagai anggota Tim Validasi PT mulai dari kesalahan teknis dalam proses scan dokumen, bukti dokumen tidak bisa diakses, bukti yang diminta tidak lengkap, dan hal-hal teknis lainnya mengakibatkan usulan harus dikembalikan ke pengusul. Kesalahan-kesalahan inilah yang membuat dokumen usulan Anda tidak valid dan harus direvisi.

Kriteria dokumen yang diunggah

Dari beberapa pengalaman saya melakukan validasi usulan, sebagian besar kesalahan yang dilakukan pengusul terkait hal teknis terutama terkait kualitas scan dokumen. Untuk bukti dokumen yang diusulkan pastikan:

  • scan atau pindai menggunakan scanner. saya tidak merekomendasikan Anda untuk melakukan scan menggunakan kamera smartphone meskipun menggunakan aplikasi scanner. Hanya gunakan cara ini jika Anda mengalami kendala saat melakukan scan dokumen untuk ukuran F4 atau folio.
  • pastikan dokumen terpindai secara utuh, mulai dari bagian atas (misalnya kop surat) hingga bagian paling bawah seperti nama dan identitas pejabat penanda tangan. Jangan sampai ada bagian dokumen yang tidak terpindai.
  • pastikan hasil pindai tidak miring.
  • bertipe PDF dengan ukuran per lembar < 500kb. Set hasil scan dengan kualitas 120 dpi. Jika ukuran file Anda lebih dari itu, silakan kompres dengan aplikasi yang Anda miliki atau menggunakan PDF compressor secara online.
  • pastikan orientasi dokumen hasil scan sesuai dengan dokumen fisik. Artinya, jika ijazah Anda dicetak secara melintang atau lanskap, set hasil scan dengan orientasi lanskap. Jika transkrip nilai Anda dicetak dengan orientasi potret, maka set hasil scan dengan orientasi potret. Jika Anda tidak memiliki aplikasi PDF editor, Anda dapat mengubah orientasi dokumen menggunakan aplikasi online.
  • beberapa dokumen yang diusulkan dapat melalui unggah dokumen atau melalui link berbagi. Jika Anda membagikan dokumen via GoogleDrive, pastikan Anda telah membuka set berbagi kepada publik. Kunjungi laman ini untuk tutorialnya. Ingat! Jangan pernah memindahkan dokumen setelah Anda membagikan link tersebut karena akan membuat link menjadi tidak dapat diakses.
  • terakhir, pastikan pada saat input dokumen Anda mengetik informasi sesuai yang tertera pada dokumen hasil scan.

Beberapa kesalahan umum

Beberapa informasi di bawah ini, sebagian besar saya salin dari Best Practice SIJAGO yang diterbitkan oleh LLDIKTI pada Februari 2021. Agar lebih memudahkan dalam pembacaan, saya bedakan berdasarkan unsur usulan PAK.

Pendidikan

Untuk bukti dokumen pada unsur ini, Anda tidak dapat mengunggahnya langsung melalui SIJAGO layaknya bukti kegiatan lain. SIJAGO mengambil data dari PDDIKTI. Silakan unggah ijazah beserta transkrip Anda melalui SISTER lalu klaim melalui SIJAGO. Secara manual, Anda juga akan mengunggah dokumen ini pada menu dokumen pendukung. Jangan lupa, lampirkan pula sertifikat akreditasi prodi dan/ institusi pada saat Anda lulus. Jika Anda lulus pada saat proses akreditasi belum dilakukan, silakan minta surat keterangan dari kampus tempat Anda studi.

Kesalahan umum yang sering terjadi pada usulan ini adalah:
  • sertifikat akreditasi tidak dilampirkan atau tidak sesuai tanggal lulus
  • ketidaksesuaian isian dengan hasil scan seperti tanggal lulus, nama prodi, dlsb

Pelaksanaan Pendidikan

Melaksanakan perkuliahan

Pada usulan melaksanakan perkuliahan, Anda hanya membutuhkan scan SK mengajar sebagai bukti kegiatan dan pastikan:

  • input data per mata kuliah, bukan per semester
  • maksimal jumlah SKS per semester yang bisa diusulkan adalah 12 SKS
  • jika SK terdiri dari beberapa nama dosen, beri tanda atau higlight agar tim validasi lebih mudah menemukan nama Anda

Menjadi pembimbing tugas akhir

Bukti yang diunggah berupa SK Penugasan dan Lembar Pengesahan/Lembar Persetujuan Asli/Fotokopi Legalisir. Hanya tugas akhir yang sudah selesai yang dapat diusulkan. Jika Anda bertugas sebagai pembimbing sekaligus penguji, pilih salah satu.

Menjadi penguji

Bukti yang dibutuhkan berupa SK Penugasan, Berita Acara, Undangan Asli/Fotokopi Legalisir. Jika Anda bertugas sebagai pembimbing sekaligus penguji, pilih salah satu.

Penelitian

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat pengisian kegiatan Penelitian adalah sebagai berikut:

  • pastikan bahwa syarat khusus sesuai jenjang Pendidikan sudah terisikan dan sudah dipilih sebagai syarat khusus
  • pastikan syarat khusus yang diajukan tidak diterbitkan pada masa studi lanjut, baik izin belajar maupun tugas belajar
  • pastikan jumlah kum penelitian sudah memenuhi kum minimal
  • pastikan semua isian sudah diisi sesuai keterangan yang ada di bawah kolom.
Kesalahan umum:
  • Menginputkan karya ilmiah tidak pada jenis yang sesuai. Contoh: menginputkan jurnal nasional terakreditasi peringkat 5 dan 6 di kegiatan Jurnal Nasional terakreditasi peringkat 1 dan 2 sehingga kum usulan lebih besar dari yang seharusnya.
  • Mengajukan karya ilmiah selain jurnal nasional terakreditasi, jurnal internasional/internasional bereputasi yang diterbitkan dalam masa studi lanjut.
  • Angka Kredit tidak sesuai dengan jenis karya ilmiah. Contoh: jurnal peringkat 5 dan 6 angka kredit maksimal adalah 15, tetapi diajukan 25 kum.
  • URL tidak dapat diakses.
  • Full Text karya ilmiah berbayar, tidak Open Access, namun tidak disediakan URL Dokumen yang diunggah di Repository.
  • Hasil cek similarity melebihi batas toleransi 25% substansi di luar referensi (exclude referensi dan bukan merupakan peraturan perundangan), tidak diperkenankan dimanipulasi.
  • Indikator pada hasil cek similarity tidak muncul.
  • Untuk karya Buku dan Monograf, isi buku harus diunggah.
  • Karya Ciptaan dengan sertifikat hak cipta diajukan sebagai Paten.
  • Kesalahan pada peer-review: (a) Komentar peer review terlalu minim, hanya “baik” atau “sesuai” (b) Pembagian bobot penulis tidak sesuai (c) Pendidikan, jabatan fungsional, dan bidang ilmu reviewer tidak sesuai. Contoh: (1) Pendidikan terakhir dosen pengusul adalah S3, tetapi reviewer masih S2. (2) Jabatan fungsional dosen pengusul adalah Lektor Kepala tetapi reviewer masih Lektor. (3) Bidang ilmu pengusul adalah Manajemen, tetapi reviewer bidang ilmu Hukum.

Perlu diketahui bahwa batas publikasi nasional (akumulasi angka kredit jurnal nasional dan hasil penelitian yang didesiminasikan nasional) yang dapat diajukan ke laman https://pak.kemdikbud.go.id/ untuk ajuan Lektor Kepala dan Profesor adalah 25% dari kebutuhan kum, kecuali untuk kenaikan pangkat dalam jabatan akademik yang sama.

Pengabdian kepada Masyarakat

Memberi latihan/penyuluhan/penataran/ceramah dapat dibuktikan dengan minimal berisi: Cover, Lembar Pengesahan dari LPPM, Kata Pengantar, Daftar Isi, Isi Laporan, Surat Tugas, Foto, Daftar Hadir, Materi dan/atau Hasil Kegiatan yang disajikan secara individu oleh pengusul. 

Kesalahan umum yang sering terjadi: bukti dokumen tidak lengkap, lembar pengesahan tidak ditandatangani, tidak melampirkan surat tugas, tidak melampirkan daftar hadir, materi yang dilampirkan adalah materi bersama atau tidak melampirkan materi.

Penunjang

Seperti halnya dengan Pendidikan dan Pengabdian, kegiatan penunjang yang dilaksanakan pada masa studi lanjut TIDAK DAPAT DIAJUKAN. Kegiatan Pengabdian dan Penunjang usulan Lektor Kepala juga memiliki batas maksimal pengajuan 10%. Sehingga lebih bijak bagi dosen pengusul untuk mengajukan sesuai batas maksimal dan tidak berlebihan.

File Pendukung

Selain pengusul wajib mengunggah bukti kinerja yang dibedakan berdasarkan unsur seperti di atas, pengusul juga diwajibkan untuk mengunggah bukti pendukung. Berikut beberapa kesalahan umum yang sering terjadi.

Surat pengantar

Kesalahan yang sering terjadi di antaranya: 
  • Surat pengantar tidak ada Kop PT, isian tanggal dan nomor surat tidak sesuai dengan surat pengantar
  • Surat pengantar tidak ada nomor surat, tidak ada tanggal surat
  • Surat pengantar ditandatangani selain Rektor/Ketua/Direktur perguruan tinggi tanpa atas nama.
  • Apabila ada perbaikan karena penambahan kekurangan kum, pengusul tidak mengganti surat pengantar. Seharusnya surat pengantar diperbarui disesuaikan dengan tanggal ajuan baru.

Scan Asli DUPAK

Kesalahan yang sering terjadi di antaranya: 
  • DUPAK belum ditandatangani oleh pejabat berwenang
  • Penilai 1 dan 2 Perguruan Tinggi belum menandatangani di kolom VIII
  • DUPAK yang diunggah terpotong/tidak komplit

Scan Asli/Legalisir Surat Keputusan Sebagai Dosen Tetap Yayasan

Kesalahan yang muncul biasanya:
  • File yang diupload bukan Surat Keputusan Sebagai Dosen Tetap Yayasan
  • TMT dosen pada data dasar bukan pada tanggal saat SK ditetapkan atau tanggal TMT dosen, tetapi TMT masa kerja yang bersangkutan

Scan Asli /Legalisir Ijazah dan Transkrip S1, S2, S3

Catatan tidak valid: Transkrip tidak diunggah, SK akreditasi program studi tidak diunggah.

Scan Asli Surat Pernyataan Tidak Terikat Sebagai PNS di Instansi Lain

Sesuai Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Materai, sampai dengan 25 Oktober 2021 masih dibolehkan dengan meterei 9.000 (sembilan ribu rupiah), mulai 26 Oktober 2022 wajib menggunakan meterei 10.000 (sepuluh ribu rupiah).

Catatan tidak valid:
  • Surat pernyataan tidak dibubuhi materai, dosen pengusul juga menjabat sebagai pimpinan PT menandatangani pada bagian mengetahui pimpinan PT
  • Ajuan tahun 2020, tetapi tanggal surat pernyataan tertanggal tahun 2018

Scan Asli/Legalisir Penilaian Prestasi Kerja

Pastikan penilaian prestasi kerja yang dilampirkan sesuai dengan template.
  • Penilaian Prestasi Kerja untuk pengangkatan pertama (AA atau Lektor) adalah Penilaian Prestasi Kerja 1 (satu) tahun terakhir.
  • Penilaian Prestasi Kerja untuk kenaikan pangkat/jabatan (Lektor s/d Profesor) adalah Penilaian Prestasi Kerja 2 (dua) tahun terakhir.

Catatan tidak valid:
  • Formulir SKP dan Penilaian SKP tidak ada tanggal
  • Formulir SKP tertanggal pada akhir penilaian, seharusnya tertanggal awal penilaian/saat SKP dibuat. Gambar 63 dicontohkan jangka waktu penilaian 2 Januari 2020 s.d. 31 Desember 2020, tetapi SKP tertanggal 1 Desember 2020, seharusnya tertanggal saat SKP dibuat yaitu 2 Januari 2020
  • Formulir Penilaian SKP tertanggal mendahului tanggal masa penilaian.
  • Pada tandatangan pejabat penilai (Kaprodi) tidak dibubuhi stempel PT.
  • Tidak ada tandatangan pejabat penilai (Kaprodi).

Scan Asli Berita Acara Pertimbangan/Persetujuan Senat Perguruan Tinggi

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada Berita Acara Pertimbangan/Persetujuan Senat Perguruan Tinggi, di antaranya:

  • Pastikan isian lengkap dan benar sesuai template. Bidang ilmu dan mata kuliah sesuai dengan pendidikan tertinggi, mata kuliah yang tertera sesuai dengan SK mengajar pada daftar kegiatan pelaksanaan pendidikan, disesuaikan dengan linearitas bidang ilmu.
  • Pastikan pengisian mata kuliah maksimal 3 mata kuliah.
  • Pastikan tanggal dan hari pada Berita Acara Pertimbangan /Persetujuan Senat Perguruan Tinggi harus sesuai dengan Daftar Hadir Senat.
  • Pastikan Sekretaris dan Ketua Senat memberikan tanda tangan dan membubuhi stempel PT.
  • Pastikan tahun pembuatan Berita Acara Pertimbangan disesuaikan dengan tahun pengajuan.
  • Apabila yang mengajukan Jabatan fungsional adalah sebagai Ketua Senat, maka Berita Acara Pertimbangan/Persetujuan Senat hanya di tandatangani oleh Sekretaris, demikian sebaliknya.

Alasan tidak valid:
  • Bidang ilmu tidak sesuai dengan Pendidikan Tertinggi.
  • Tidak mencantumkan bidang ilmu, langsung mata kuliah yang ditulis.
  • Mata kuliah yang tertera dalam Berita Acara Pertimbangan/Persetujuan Senat tidak sama dengan mata kuliah yang ada di dalam daftar kegiatan pelaksanaan pendidikan.
  • Berita acara tidak ditandatangani Sekretaris dan Ketua Senat.

Scan Asli Daftar Hadir Anggota Senat

Catatan tidak valid:

  • Tanggal pada daftar hadir tidak sesuai dengan Berita Acara Pertimbangan/Persetujuan Senat Perguruan Tinggi.
  • Daftar hadir tidak ditandatgani sekretaris dan ketua senat.
  • Dosen yang diusulkan menjadi anggota senat, ikut tandatangan pada daftar hadir.

Scan Asli Surat Lembar Pengesahan Hasil Validasi Karya Ilmiah

Catatan Kegagalan: penandatangan bukan pimpinan PT (Rektor/Ketua/Direktur). Apabila penandatangan bukan pimpinan PT (Rektor/Ketua/Direktur), maka harus di tulis a.n. Rektor/Ketua/Direktur

Scan Asli Surat Pernyataan Keabsahan Karya Ilmiah

Catatan tidak valid:
  • Jumlah karya ilmiah dalam surat pernyataan tidak sama dengan jumlah karya ilmiah yang dilampirkan dengan daftar kegiatan penelitian.
  • Scan surat tidak berwarna.
  • Surat pernyataan tidak dibubuhi materai.

Penutup

Kunci keberhasilan atau validnya bukti usulan Anda adalah pengisian secara cermat dan sesuai Pedoman PAK yang berlaku. Untuk mempermudah pengisian, pada formulir SIJAGO sebenarnya telah dibubuhkan petunjuk pengisian. Semoga Anda dipermudah pada saat usul jabatan fungsional dan jika Anda menemukan kendala atau pertanyaan, silakan tuliskan pada kolom komentar di bawah.

Petunjuk pengisian di SIJAGO


Baca Juga